Cómo Evitar Errores Comunes en la Renovación de Licencias de AnyDesk en Contrataciones Públicas en México

En México, los procesos de contratación pública, como subastas o licitaciones, son esenciales para que las entidades de gobierno puedan adquirir o renovar soluciones de software críticas, como AnyDesk. Sin embargo, es común que en estos procesos participen proponentes sin la experiencia adecuada, quienes pueden creer que renovar una licencia de AnyDesk es tan sencillo como comprar un nuevo producto en línea.

Esta falta de conocimiento puede derivar en problemas operativos, de seguridad y de cumplimiento para la entidad. Por ello, es crucial que el proceso de renovación esté bien estructurado desde el pliego de condiciones (TDR).

A continuación, abordaremos algunos de los problemas más comunes en estos procesos de renovación y cómo evitarlos.

⚠️ Posibles Problemas de una Renovación Mal Gestionada

Cuando un proceso de contratación no se establece con suficiente claridad, la entidad se expone a riesgos significativos:

1. Entrega de una licencia incorrecta para ahorrar costos

Un proponente inexperto o malintencionado podría ofrecer una licencia inferior para ganar la licitación a un precio más bajo.

• Ejemplo: Si la entidad busca renovar su licencia Standard, que proporciona ciertas funcionalidades de gestión, un proveedor poco ético podría entregar una licencia SOLO (diseñada para un solo usuario) solo porque es más económica, dejándola sin las herramientas requeridas para operar adecuadamente.

2. Entrega de una licencia nueva en lugar de renovar la existente

Este error es uno de los más graves. En vez de extender la vigencia de la licencia actual, el proveedor puede simplemente adquirir una licencia completamente nueva.

• Consecuencias:
  • Pérdida de configuraciones: Se perderían todos los ajustes de seguridad, el libro de direcciones, los registros de sesiones y el branding personalizado de la entidad.
  • Redespliegue masivo: La nueva licencia debe ser instalada y configurada manualmente en todos los equipos de la organización, lo que genera altos costos operativos y posibles tiempos de inactividad.

3. La licencia queda a nombre del proveedor (no de la entidad)

Si el proveedor realiza la compra a su nombre y luego “asigna” el uso a la entidad, esto puede crear una dependencia peligrosa y múltiples riesgos:

• Dificultad para el soporte: Si la entidad necesita asistencia técnica de AnyDesk, no podrá acceder al soporte directamente, dado que no figura como propietaria de la licencia.
• Riesgo de seguridad: El proveedor (un tercero) tendrá control administrativo sobre la licencia, pudiendo acceder a información sensible o, en el peor de los casos, bloquear el acceso.
• Problemas de cumplimiento: Al no figurar como propietaria, la entidad enfrentará complicaciones durante auditorías de licenciamiento y cumplimiento normativo.

📋 Recomendaciones para una Renovación Gubernamental Exitosa

Para asegurar que la renovación de su licencia de AnyDesk se realice sin inconvenientes, le recomendamos considerar los siguientes puntos en su proceso de contratación:

1. Dimensionar bien el requerimiento Es fundamental contactar al mayorista local autorizado para validar la licencia actual y confirmar que las características y el número de usuarios necesarios se ajustan a las necesidades de la entidad.

2. Ser explícito en los Términos de Referencia (TDR) El pliego de condiciones debe expresar con claridad:

• Que el objeto del contrato es una RENOVACIÓN de una licencia existente.
• Que no se aceptarán licencias nuevas que requieran un redespliegue de software.
• Que no se aceptarán licencias de un tipo diferente (por ejemplo, SOLO en lugar de Standard) a la que se está renovando, a menos que se trate de una actualización (upgrade) solicitada por la entidad.

3. Exigir proponentes certificados Es recomendable solicitar que todos los proponentes demuestren su idoneidad. Una excelente forma de verificarlo es exigir que estén certificados y respaldados por el mayorista local autorizado, lo cual debe acreditarse mediante una carta oficial emitida por dicho mayorista.

4. Planificar con tiempo Tenga en cuenta que los procesos de contratación pública pueden ser largos. Inicie el proceso con suficiente antelación para que la adjudicación y el pago se completen antes de que venza el servicio actual. Esto evitará interrupciones en las operaciones de la entidad.

De esta manera, la entidad se asegura de que la renovación se llevará a cabo correctamente, manteniendo la integridad de su plataforma, protegiendo su inversión y garantizando la continuidad operativa sin problemas.

¡Contáctanos para resolver todas tus dudas y prueba gratis AnyDesk para disfrutar de todos sus beneficios!